Giải mã hệ thống ERP trong doanh nghiệp thông minh thế hệ mới

 Hệ thống ERP là gì?

ERP là từ viết tắt bao gồm những chữ cái đầu tiên của từ ghép Tiếng Anh “Enterprise Resource Planning” được dịch ra có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực”. Vậy hiểu một cách đơn giản về khái niệm ERP, ta có thể hiểu ERP chính là tập hợp những phần mềm riêng biệt phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp được tích hợp vào cùng một hệ thống nhằm giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu các hoạt động của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Giải pháp nhà máy thông minh là gì?

Chức năng chính của hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Để giúp khách hàng có thể sử dụng ứng dụng một cách dễ dàng hơn thì Nexterp sẽ phân tích một cách ngắn gọn nhất ” phần mềm ERP được hiểu là một ứng dụng đa chức năng, tích hợp nhiều tính năng trợ giúp trong doanh nghiệp. Ngoài ra nó còn giúp doanh nghiệp quản lý nội bộ một cách tối đa nhất, không cần phải mất thời gian tải nhiều ứng dụng khác nhau. Công việc của bạn ngay bây giờ chỉ thao tác tải một ứng dụng duy nhất là có thể sắp xếp được mọi công việc do các hệ thống trên có cùng một module tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với cách làm truyền thống như trước.

Đặc điểm của phần mềm ERP 

  • Là một phần mềm hỗ trợ.
  • Làm một hệ thống hỗ trợ quản trị và sắp xếp quá trình kinh doanh trở thành một hệ thống hợp nhất.
  • Có thể hỗ trợ xây dựng các quy tắc và kế hoạch một cách rõ ràng và chi tiết nhất.
  • Liên kết các phòng trong doanh nghiệp để cùng nhau hợp tác làm việc.

Những lợi ích khi sử dụng ERP trong doanh nghiệp

Khi áp dụng phần mềm ERP trong quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, những lợi ích mà phần mềm ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp là

Đồng bộ trong lưu trữ thông tin

  • Tất cả những thông tin dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ tập trung, kiểm duyệt qua nhiều bộ phận, phòng ban nên giúp nhà quản lý có được thông tin quản trị nhanh chóng, kịp thời và độ tin cậy cao.
  • Lưu lại toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp chi tiết nhất, truy xuất lịch sử hoạt động nhanh chóng, khả năng bảo mật cao.
  • Dễ dàng thực hiện phân tích và khai thác thông tin từ dữ liệu đã lưu trữ để có được những phương án kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu suất công việc

  • ERP tự động hoá tất cả các quy trình trong sản xuất của doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị nguyên liệu cho sản xuất cho đến khâu phân phối sản phẩm ra thị trường.
  • Xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua việc cộng tác, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
  • Tất cả các dữ liệu, thông số của doanh nghiệp đều được tổng hợp trên hệ thống ERP nên các cấp quản lý có thể nhanh chóng nắm được tình hình hoạt động để đưa ra được những quyết định kịp thời.
  • Tăng hiệu quả làm việc nhờ sự truy xuất, tìm kiếm dữ liệu liên quan đến công việc nhanh và hiệu quả hơn.

Chuẩn xác trong các nghiệp vụ logistics

  • Nắm bắt được toàn bộ thông tin trong quá trình sản xuất và cung ứng nên ERP giúp doanh nghiệp lên được kế hoạch chi tiết về thời gian, chất lượng sản xuất và kế hoạch cung ứng sản phẩm.
  • Báo cáo tình hình của các đơn hàng hiện có cũng như báo cáo chi tiết thông tin về đơn hàng giúp quản lý được tình trạng giao hàng, đặt hàng với các đối tác, khách hàng.
  • Cung cấp được số liệu hàng tồn kho, từ đó dự báo được nhu cầu sản xuất kinh doanh cũng như quản lý khả năng sản xuất của doanh nghiệp.

Nâng cao chất lượng sản phẩm thành phẩm

  • ERP ghi nhận kịp thời thông tin liên quan đến hàng xuất bao gồm thời gian, chất lượng, số lượng, hàng bị trả lại, nguyên nhân trả hàng… Từ đó, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cung ứng hàng hóa.
  • Kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm soát chất lượng sản phẩm sau đó ghi nhận lại thông tin giúp doanh nghiệp biết được chất lượng sản phẩm cũng như những điểm cần cải tiến, khắc phục.
  • Sự tạo lập và lưu trữ các tài liệu liên quan đến quá trình sản xuất hỗ trợ đắc lực trong mọi công đoạn sản xuất sản phẩm.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

  • Cắt giảm chi phí thông qua việc lên kế hoạch và tính toán các khoản chi phí từ quá trình sản xuất.
  • Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên, tiết giảm chi phí đào tạo và huấn luyện lại nhân viên cũ.
  • Cung cấp dữ liệu chính xác, thời gian giải quyết thông tin, sự cố nhanh hơn nên hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát trong quá trình kinh doanh.
  • Vận hành tốt các vấn đề về tài chính đặc biệt là quản lý dòng tiền. Giá vốn hàng bán được tính toán chính xác nhờ đó mang đến lợi ích về lợi nhuận kinh doanh cao hơn.

Những hạn chế cần tránh khi sử dụng ERP

Ngoài những mặt lợi ra thì hệ thống ERP cũng bất cập một số hạn chế nhất định. Đối với phần mềm ERP cũng vậy, cũng sẽ có những mặt vấn đề chung mà doanh nghiệp cần xem xét.

Chi phí đầu tư lớn:

  • Để đầu tư một hệ thống ERP hoàn chỉnh thường đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra khoản đầu tư khá lớn. Ngoài ra, hệ thống ERP còn có nhiều dịch vụ kèm theo như bảo trì và nâng cấp phiên bản cập nhật, chi phí nguồn lực, chi phí cho việc thay đổi quy trình kinh doanh mới… Do đó, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực về tài chính để xây dựng và triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình.

Thời gian triển khai kéo dài:

  • Việc triển khai ERP đi sâu vào từng bộ phận trong doanh nghiệp và đòi hỏi phải có sự phối hợp giữa các bộ phận để đảm bảo việc vận hành hệ thống ERP được thống nhất và tập trung. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cùng cần phải tối ưu cũng như hoạch định lại nguồn lực của mình sao cho phù hợp. Đó là các yếu tố có thể khiến cho việc triển khai ERP kéo dài và đôi khi còn dẫn đến sự thất bại không mong muốn.

Sự khó khăn trong nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi:

  • ERP là hệ thống hoạt động thống nhất giữa các bộ phận. Vì vậy, khi doanh nghiệp mong muốn được cải tiến công nghệ để thức thời hơn trong thời đại 4.0 hay muốn thay đổi dù chỉ một vài tính năng thì cũng cần tạm ngưng hoạt động của toàn bộ hệ thống và đưa cả hệ thống ERP cồng kềnh ra để lập trình lại.

Phát sinh những rủi ro khi sử dụng ERP trong quá trình sản xuất kinh doanh:

  • Việc quản lý dữ liệu trên một hệ thống ERP thống nhất sẽ rất hiệu quả khi mọi hoạt động trơn tru và thuận lợi. Tuy nhiên, khi có vấn đề phát sinh trong một khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng bị gián đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh và có thể gây ra những tổn thất không mong muốn.

Sau khi đọc bài viết này chắc phần nào bạn đã hình dung ra cách ERP hoạt động trong doanh nghiệp rồi đúng không. Hãy theo dõi Nextep ngay tại đây để tìm hiểu thêm về nhiều phương thức khác nhé. Hoặc bạn có tìm hiểu các giải pháp thông minh khác cho doanh nghiệp của mình

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM